¿Para qué sirve el Business Intelligence?
Un buen sistema de Business Intelligence (BI) debe dotar a la empresa de una doble mirada: proporcionar tanto una visión global de conjunto, así como la capacidad de analizar el grado de detalle necesario en cada momento. A esta habilidad para dirigir nuestra atención de forma inteligente y dual la llamaremos vista de pájaro y ojo de halcón.
Vista de pájaro
La vista de pájaro nos ofrece una visión de conjunto, la panorámica general de nuestro negocio. Esta altura de miras nos permite ver el horizonte, detectar con antelación posibles obstáculos. Nos permite elegir la mejor ruta hacia nuestro objetivo y reaccionar más rápidamente ante imprevistos y cambios en el entorno.
Las urgencias del día a día arrastran nuestra atención en distintos asuntos: es fácil perder el foco de lo importante por culpa de lo urgente (la famosa matriz de Stephen Covey). A veces los árboles no nos dejan ver el bosque. Un buen directivo puede mantener el foco en lo realmente importante en cada momento… ¿pero no sería mucho mejor si en lugar de únicamente su instinto de gestión, tuviera la ayuda complementaria de un buen Cuadro de Mando?
El Cuadro de Mando cumpliría exactamente esa misión de vista de pájaro: una visión sintética y agregada de los miles de hechos que suceden cada día en una empresa, permitiendo alertarnos si hay algún cambio relevante que requiera nuestra acción.
El Cuadro de Mando moderno vs. el Reporting tradicional
La responsabilidad de elegir qué indicadores son relevantes sigue siendo del directivo, pero la idea es que toda la información necesaria para tomar buenas decisiones sea fácilmente accesible, obtenible de forma automática. A menudo cuanto mayor y jerárquica es la empresa, más personas y tiempo se requieren para recopilar y tratar las distintas fuentes de información. La famosa pesadilla del reporting, dónde los trabajadores de oficina (los “white collars”) dedican innumerables horas a preparar estos informes para la alta dirección.
Estos informes a menudo son “estáticos” y con una frecuencia periodica fija (diaria, semanal, mensual) generando “dead-lines” aburdos que desvían la atención de otras tareas.
La visión de Deep Eureka es que estos informes de Cuadro de Mando deberían ser cuanto más dinámicos y automáticos mejor. No sólo por el ahorro de costes, sino por la agilidad que ganamos en la toma de decisiones.
Es un clásico de las reuniones improductivas tener que:
- Postergar una decisión a la siguiente reunión porque no tenemos el dato que necesitamos, generando lentitud en la toma de decisiones.
- Tomar decisiones precipitadas sin la información necesaria, conllevando un mayor % de errores que si hubiésemos dispuesto de la información necesaria en el momento adecuado.
Ojo de halcón
El segundo aspecto que debería proporcionar el Business Intelligence es el poder hacer zoom a voluntad. Como en las películas de espías, el satélite nos debe dar una foto del conjunto, pero tambien del detalle exacto sobre el que queramos fijar nuestra atención.
Una vez hemos decido sobre qué enfocar nuestra atención, nuestros sistemas de información deberían permitirnos hacer un zoom detallado, diseccionanando el problema desde distintas perspectivas y niveles de detalle.
Cálculos automáticos por dimensión y nivel de detalle
La gran ventaja de un sistema BI moderno respecto a uno tradicional es que los cálculos relevantes se realizan automáticamente y podemos navegar y saltar de un nivel de detalle a otro sin esfuerzo, con un par de clicks. La información está estructurada por “dimensiones” que podemos filtrar según sus atributos: la dimensión producto, la dimensión cliente, la geográfica, la de precios/descuentos, etc… Estas dimensiones pueden organizarse como jerarquías de distintos niveles de agregación (p.e. familias de producto, subfamilias, producto).
Si por ejemplo estamos analizando ventas, una métrica básica podría ser la comparativa de ventas en € absolutos y en porcentaje respecto a un periodo dado. En lugar de tenerlo que calcular como fórmulas es Excel (resta de columnas, divisiones sobre el total, análisis ABC) en multiples hojas para cada dimensión, nuestra analítica de datos debería calcularlo automáticamente por nosotros. En pocos segundos visualizaremos si la caída lineal es por geografía, por tipo de producto o segmento de cliente. La anomalía será más fácilmente visible y nos dará una pista de qué esta sucediendo.
Esto aumenta enormemente nuestra productividad, el ojo de halcón nos permite detectar con nitidez el origen del problema, y cómo estamos hablando de algo concreto y tangible es fácilmente accionable. Nos permite sugerir planes de acción más efectivos y más rápidos.
El Mapa no es el Territorio
En algunos casos no sabremos explicar un comportamiento que observamos, pero ello será indicativo de que estamos descuidando alguna dimensión relevante en nuestro BI. No hay que olvidar que el «mapa no es el territorio». Quizás no estamos monitorizando activamente la acción promocional de nuestra competencia: estamos “ciegos” ante una variable que está afectando a nuestras ventas. Es una parte del mapa que no vemos desde nuestra visión general de pájaro, es un punto ciego de nuestros sistemas BI.
Un error común es observar sólo aquellos datos de los que podemos disponer fácilmente. Hay que medir lo relevante y buscar formas creativas de obtener la información que nos es necesaria. Tener una Estrategia de Datos clara.
Enriquecer nuestros datos, nuestro Conocimiento
Estas omisiones generalmente no se producen por desconocimiento de los directivos, sino porque en el pasado era costoso incorporar esta información desestructurada a nuestros análisis. Pero esta realidad está cambiando: es necesario reevaluar continuamente si aquello que no era técnicamentre posible (o rentable) en el pasado, ahora si es posible. Los avances en Business Intelligence, Big Data y Automatización han sido espectaculares en los últimos años.
Desde Deep Eureka propondríamos distintas técnicas como el webscraping o pricescraping para detectar lanzamientos de producto o cambios de precio en la competencia. Tradicionalmente hubiese sido muy costoso e intensivo en personal captar y tratar esta información, pero la tecnología ha convertido esta captación de información complementaria en mucho más barata gracias a la Automatización.
Si queremos competir en el mercado cada vez más exigente y sofisticado, debemos abrazar la mejora continua, no dormirnos en nuestros laureles. Es preciso reevaluar periódicamente nuestros procesos actuales a la luz de las nuevas posibilidades que nos brinda la tecnología.
Dualidad vista de pájaro, ojo de halcón
En conclusión, un buen sistema de Business Intelligence nos debe permitir la capacidad alternar indistintamente entre la vista general de pájaro y el detalle del ojo de halcón. No sólo eso, estas transiciones deben ser fáciles e instantaneas.
Podemos ganar una enorme agilidad en la toma de decisiones y en los resultados derivados de ellas. Ya no nos basaremos en intuiciones o corazonadas por falta de información, sino un “insights” sólidos basados en conocimiento y datos.